Eerlijke kijk
op taxi- en
zorgvervoer

Regiotaxi Haaglanden

Gemeente Delft, Midden Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Zoetermeer, Leidschendam-Voorburg, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Den Haag.

Datum actie: 23 juni 2020
Datum aanbesteding: 16 juni 2020
Opdrachtgever: Gemeente Delft, Midden Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Zoetermeer, Leidschendam-Voorburg, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Den Haag.
Publicatie op Tenderned: aankondiging

Aanbevelingen: Download

Samenvatting aanbevelingen


Achtergrond

Regiotaxi Haaglanden is als aanvullend openbaar vervoersysteem ook opengesteld voor geÔndiceerde doelgroepen zoals Wmo-klanten en ouderen van de deelnemende gemeenten. De gemeente Den Haag heeft een eigen vervoersysteem voor hun Wmo-klanten. De Vervoer(raam)overeenkomst en de Callcenter(raam)overeenkomst worden afgesloten voor een looptijd met een vaste periode van vijf (5) jaar, vanaf 16 maart 2021 tot en met 15 maart 2026. De overeenkomsten kunnen op verzoek van de Aanbestedende Dienst maximaal verlengd worden tot en met 15 maart 2030

In de coronaperiode is het vervoer met 85 Š 90 procent gedaald ten opzichte van het volume daarvoor. In de coronaperiode is het aantal ritboekingscalls met 70 Š 75% procent
gedaald ten opzichte van het volume daarvoor. Dat betekent dat de kengetallen van 2019 weinig zeggen over de huidige situatie en de nabije toekomstige situatie. 

Gezien de onzekere (Corona)periode wil de Aanbestedende Dienst eerst samen met marktpartijen onderzoeken op welke wijze  vraag en aanbod goed op elkaar kunnen laten aansluiten. Dit gebeurt via een vertrouwelijke marktconsultatieronde waarna men een aanbestedingsprocedure volgens de Mededingingsprocedure met Onderhandeling plaats laat vinden Bij deze procedure kunnen belangstellenden zich naar aanleiding van de aankondiging aanmelden als gegadigde. De Aanbestedende Dienst nodigt de gegadigden vervolgens uit tot het doen van een eerste inschrijving op basis van de inschrijvingsleidraa,  waarna er onderhandelingen plaatsvinden. De onderhandelingen met de geselecteerde Inschrijvers zijn onder meer bedoeld om zicht te krijgen op de voorwaarden en prijseffecten voor de dienstverlening tijdens de coronaperiode en in de periode daarna. Op basis van de informatie uit de onderhandelingen kan de uitvraag mogelijk bijgesteld worden in een aangepaste inschrijvingsleidraad. Er wordt naar aanleiding van de onderhandelingen opnieuw een offerte gevraagd aan de Inschrijvers per perceel. Dit proces kan zich zo nodig herhalen totdat de definitieve offerte uitgevraagd wordt. Daarna volgt de beoordeling van de ingediende definitieve offertes volgens de in de inschrijvingsleidraad benoemde methodiek en gunningcriteria.

Positieve punten

Marktverkenning en flexibele aanbestedingsprocedure (onderhandelingsprocedure)
Het AIM vindt het zeer positief dat aanbesteder vooraf een marktconsultatie houdt waarbij de eventuele inschrijvers hun praktische kennis kunnen inbrengen. Mogelijk kan hierdoor het onzekere volume aanbod tegen een juiste tarief met een hoge kwaliteit worden uitgevoerd.

Looptijd
Ook positief opgevallen is dat aanbesteder heeft voorzien in een langdurig contract met een vaste looptijd van 5 jaar met 4 optiejaren.

Weging kwaliteit
De weging tussen prijs en kwaliteit is door de Opdrachtgever bepaald op 70 % voor kwaliteit en 30% voor prijs. Op zich een zeer goede insteek dat prijs een minder bepalende factor is bij puntentoedeling en gunning. Relevant is wel hoe de offertes uiteindelijk worden beoordeeld. Het is daarbij van belang dat aanbesteder goede kwalitatieve gunningcriteria opneemt in het bestek die voldoende onderscheidend zijn en dat daarop het beoordelingsmodel zodanig wordt toegepast dat de beste inschrijving ook een reŽle kans maakt te winnen. Het komt verderop, in het hoofdstuk gunningcriteria en weging-uitgebreid aan bod maar het betekent dat als aanbesteder ervoor kiest om inschrijvers op het gunningscriterium prijs relatief te boordelen (laagste bieding= 100% van het aantal punten) wij aanbevelen dezelfde relatieve beoordeling ook op het onderdeel kwaliteit toe te passen ( beste score op kwaliteit= 100% van het aantal punten). Wij hopen dat hier in de beoordeling van de definitieve inschrijvingen oog voor is.

Aandachtspunten 

Wij brengen onderstaande punten onder de aandacht waar we in mindere mate iets van teruglezen in het bestek en die ons verwonderen. 
Het is wellicht nog mogelijk (een aantal van) deze verwonderpunten  aan de orde te stellen

Wijzigen vervoersvolumes en andere voorwaarden
Het komt met enige regelmaat voor dat aanbestedende diensten in uitvragen aangeven dat het vervoersvolume gedurende de looptijd van het contract zou kunnen toe of afnemen. Maar dat de aanbestedende dienst niet in staat is om inzicht te geven in hoeveel dat volume dan zal toe of afnemen. De huidige Corona periode is hier een duidelijk voorbeeld van waarbij de volumes extreem kunnen variŽren. Ook komt het voor dat een aanbestedende dienst aangeeft dat door nog te nemen maatregelen het volume terug zal/kan lopen. Hierbij wordt niet altijd duidelijk gemaakt wanneer dat gaat plaatsvinden en om welke maatregelen met welke effecten dat gaat. Voor inschrijvers is dit een onwerkbare situatie.
Naast het volume kunnen ook andere condities gaandeweg veranderen. Denk hierbij aan een daling van de hoeveelheid beladen kilometers per voertuig door structurele congestie, een toename van het aantal stakingen of andere overmacht situaties. Het AIM adviseert om bij structurele afwijkingen (zoals de huidige Coronacrisis) nadere afspraken met de vervoerder te maken over een mogelijke tariefaanpassing. Bij het bespreken van de gevolgen, kan een open kostprijs calculatie als middel worden gebruikt.

TX kwaliteitskeurmerk

TX is het landelijke kwaliteitskeurmerk voor taxi’s. TX bedrijven houden zich aan een set van wettelijke en bovenwettelijke regels en laten zich er vrijwillig extra (en ook onaangekondigd) op controleren. Denk aan scholing van personeel (inwerken, opleiding en jaarlijkse cursussen, het nieuwe rijden), het hanteren van de code VVR (veilig vervoer van rolstoelgebruikers), een verklaring van de Belastingdienst en SFM (Sociaal Fonds Mobiliteit), maar ook leeftijd van voertuigen etc. In het bestek schrijft aanbesteder voor Perceel 1 TX keur niet uitsluitend voor maar accepteert men ook ISO 9001. Het AIM beveelt aan in het bestek op te nemen dat de vervoerders (inclusief eventuele onderaannemers) voor Perceel 1 TX keur moeten hebben. Andere eisen ten aanzien van (certificering van) kwaliteitssystemen (zoals ISO) zijn dan namelijk ook niet nodig.

Beoordelingsteam en beoordelingsrichtlijn aanbesteding
Het AIM beveelt aan om de beoordeling van de inschrijvingen plaats te laten vinden door een deskundig, en evenwichtige beoordelingsteam bestaande uit materie-, inkoopdeskundigen en gebruikers van het zorgvervoer. Leden van het beoordelingsteam hebben wat het AIM betreft minimaal expertise op het gebied van zorgvervoer. Ook is er voldoende deskundigheid op het gebied van EU-aanbestedingen. Het beoordelingsteam staat onder voorzitterschap van een voorzitter die inhoudelijk niet mee beoordeelt en die met name toeziet op het volgen van de juiste procedure.
De inschrijvingen worden door alle leden van het beoordelingsteam eerst onafhankelijk van elkaar beoordeeld. Tarieven worden pas bekend gemaakt aan de leden van het beoordelingsteam nadat de kwalitatieve beoordeling van de schriftelijke kwaliteitscriteria heeft plaatsgevonden. Voor de beoordeling van de kwaliteit wordt uitgegaan van het consensusmodel. Omdat men geneigd is om matig te oordelen ( scores uitstekend en slecht komen in de praktijk zelden voor) is een goede beoordelingsrichtlijn (om ongewenste of ver uit elkaar liggende scores te vermijden) hierbij essentieel

Onze uitgebreide reactie kunt u vinden onder het kopje <download>  bovenaan deze pagina.